Canal de denuncias

SERVICIO INTEGRAL DE ASESORAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN Y GESTIÓN DEL CANAL ÉTICO O CANAL DE DENUNCIAS DATAPRO

Con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa vigente, hemos diseñado, para nuestros clientes, un Servicio Integral de Asesoramiento, Implementación y Gestión del Sistema Interno de Información o Canal de Denuncias.

Detalle de nuestro Servicio Integral Canal DATAPRO:

Configuramos y adaptamos el Canal al estilo gráfico del cliente, en base a una plantilla predefinida.
Adecuamos la documentación que se deberá incorporar al Canal, en función de los idiomas escogidos para la plataforma.
Asesoramos a la dirección de la empresa, en la comunicación de la implantación del canal a la Representación Legal de los Trabajadores, si procede.
Asesoramos sobre el nombramiento del Responsable del sistema, acta del acuerdo y su notificación a la autoridad u órgano competente.
Asesoramos sobre la creación del Órgano de Control o Comité Ético.
Elaboramos el Reglamento del Canal de Denuncias, el Protocolo correspondiente a la presentación y gestión de la información o denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias y la Política de Privacidad,
Elaboración del contrato de prestación de servicios como encargado del tratamiento de datos.
Estudio y definición inicial de las categorías de denuncias que se deberán establecer.
Establecimiento de las incompatibilidades de los cargos en el caso de una denuncia, así como, las personas encargadas de la gestión de las denuncias.
Asesorar a la entidad con el fin de establecer las garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo.
Gestión del canal, que incluye:
- Recepción de la denuncia.
- Generación y envío del acuse de recibo en el plazo máximo establecido.
- Triaje o análisis inicial de la información recibida y solicitud de más información, si fuera necesario.
- Gestión de la información recibida.
- Establecimiento de las medidas de seguridad para guardar la confidencialidad del informante.
- Comunicación de la resolución final.
- Gestión de la custodia de los expedientes y del libro registro.

¿Por qué se deben implantar Canales de denuncias o Canales Éticos en las empresas?

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, transpone la Directiva (UE) 2019/1937 (whistleblowing), convirtiendo en obligatorio el “canal de denuncias”, para aquellas entidades que están estipuladas en los artículos 10 y 13 de esta Ley.

¿Quién está obligado a su cumplimiento?

Ámbito privado: todas las empresas (personas físicas o jurídicas) que tengan contratados 50 o más trabajadores. Además, con independencia del número de empleados, están obligados los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos. Y también las empresas dedicadas a servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.

Sector público: están obligadas todas las entidades que lo integran, si bien se permite que, por cuestiones de eficiencia, los municipios de menos de 10.000 habitantes lo compartan entre sí o con cualesquiera otras Administraciones públicas que se ubiquen dentro del territorio de la comunidad autónoma.

¿Qué pasa si no cumplo?

Las empresas obligadas a contar con un canal denuncias que no lo implanten conforme a la Ley 2/23, se exponen a multas de 600.001 a 1 millón de euros.

El procedimiento sancionador contempla multas que oscilan entre los 1.001 y los 300.000 euros, en el caso de personas físicas; y los 100.000 y el millón de euros, en el caso de las personas jurídicas.

Además, en el caso de infracciones muy graves no podrás acceder a subvenciones o beneficios fiscales durante un plazo de 4 años ni contratar con el sector público durante un plazo de 3 años.

¿Cómo deben ser los sistemas internos de información?

Un sistema interno de información (canal de denuncias) debe cumplir con los siguientes requisitos:

Responsable del sistema:
- Debe ser designado por el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado.
- Su nombramiento debe ser notificado al órgano competente de la comunidad autónoma su nombramiento.
Previo a la implantación del Canal de Denuncias, se deberá realizar una consulta con la Representación Legal de los Trabajadores.
Debe estar diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Debe contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo (Código ético).
Debe contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
Debe establecer las garantías para la protección de los informantes y cualquier otro tercero que conste en la comunicación, en el ámbito de la propia entidad u organismo.

La gestión del Sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo.

¿Por qué medios se podrá comunicar una denuncia?

El sistema de información debe permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.

¿Qué pasa si pongo una “denuncia falsa”?

Por otra parte, hay que tener en cuenta que las «denuncias falsas», consistentes en comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad, se consideran infracciones muy graves, con multa de 30.001 hasta 300.000 euros para personas físicas, y entre 600.001 y 1.000.000 de euros para personas jurídicas.

¿Debo publicitar la información relativa al canal?

La organización debe proporcionar de manera accesible y visible, toda la información sobre el Código Ético, políticas y/o estrategia y procedimientos el Canal de denuncias (para que es, cómo funciona, cómo es el proceso).

En caso de contar con una página web, dicha información deberá constar en la página de inicio.

¿Cuál es el procedimiento de gestión de las informaciones o denuncias?

Recepción de la denuncia, de forma verbal o escrita
Generación del número de registro y aplicación de las medidas de confidencialidad y se generará un acuse de recibo en un plazo máximo de 7 días.
Realización del triaje o análisis inicial de la denuncia, en el que se realizará una primera valoración sobre si la denuncia está fundada o hay.
Inicio de la instrucción del expediente, iniciando una investigación interna, protegiendo la información y la custodia de documentos.
Resolución del expediente, en el podrá detectarse o no infracción, momento en el que se tomarán las medidas oportunas.
Respuesta y posible conclusión del procedimiento, siendo el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no puede ser superior a 3 meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.
Se suprimirán todos los datos que no sean necesarios para la investigación, los que se refieran a conductas no incluidas en el ámbito de la Ley, los datos de categorías especiales.
En el caso de acreditarse que la información no es veraz, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se conservará el tiempo necesario durante el que se trámite el procedimiento judicial.
Se documentará en el libro-registro las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad legalmente previstos.